Cómo crear un organigrama en Excel con base de datos: Guía paso a paso

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura jerárquica de una organización, mostrando las relaciones entre sus diferentes áreas, departamentos y cargos. Es una herramienta muy útil para visualizar la cadena de mando, la distribución de responsabilidades y la comunicación dentro de una empresa. Te explicaremos cómo crear un organigrama en Excel utilizando una base de datos, lo cual facilitará la actualización y modificación de la estructura organizacional de manera rápida y sencilla.

En este artículo aprenderás:

- Cómo organizar la información de los empleados en una base de datos.

- Cómo utilizar las herramientas de gráficos de Excel para crear un organigrama.

- Cómo vincular la base de datos con el organigrama para que se actualice automáticamente.

- Cómo personalizar el diseño y formato del organigrama a tu gusto.

- Cómo exportar el organigrama a otros formatos, como PDF o imagen.

Índice
  1. Descarga una plantilla de organigrama en Excel
    1. Importa tus datos al organigrama
    2. Diseña el organigrama
  2. Abre el archivo de Excel y familiarízate con las diferentes pestañas y opciones
  3. Ingresa los datos de tu organización en la hoja de cálculo, como nombres, cargos y relaciones jerárquicas
  4. Utiliza las herramientas de formato de Excel para diseñar y personalizar el aspecto de tu organigrama
    1. Paso 1: Cambiar el diseño del organigrama
    2. Paso 2: Personalizar las formas y los colores
    3. Paso 3: Agregar imágenes o iconos
    4. Paso 4: Añadir datos adicionales
    5. Paso 5: Aplicar estilos predefinidos
  5. Crea vínculos entre los diferentes elementos del organigrama para facilitar la navegación
  6. Guarda tu organigrama y compártelo con tu equipo u otros interesados
    1. Guardar tu organigrama en Excel
    2. Compartir tu organigrama con tu equipo u otros interesados
  7. Actualiza y modifica tu organigrama según sea necesario
    1. Modificar la estructura del organigrama
    2. Actualizar la información de los empleados
  8. Preguntas frecuentes

Descarga una plantilla de organigrama en Excel

Para crear un organigrama en Excel con base de datos, lo primero que necesitarás es una plantilla previamente diseñada. Afortunadamente, existen muchas opciones disponibles en línea que puedes descargar de forma gratuita.

Una vez que hayas encontrado una plantilla de organigrama en Excel que se ajuste a tus necesidades, simplemente descárgala y ábrela en tu programa de hojas de cálculo favorito.

Importa tus datos al organigrama

Una vez que hayas abierto la plantilla de organigrama en Excel, el siguiente paso es importar tus datos a la hoja de cálculo. Puedes hacer esto de varias formas:

  • Manualmente: si tienes pocos empleados o miembros en tu organización, puedes ingresar los datos manualmente en la hoja de cálculo. Simplemente selecciona la celda correspondiente y escribe la información.
  • Desde una base de datos existente: si ya tienes tus datos organizados en una base de datos, puedes importarlos fácilmente a Excel. Para hacer esto, ve a la pestaña "Datos" en la barra de herramientas de Excel y selecciona la opción "Obtener datos externos". Luego elige la opción que te permita importar los datos desde tu base de datos y sigue las instrucciones.

Diseña el organigrama

Una vez que hayas importado tus datos a la hoja de cálculo, es hora de diseñar el organigrama. Puedes hacerlo siguiendo estos pasos:

  1. Selecciona los datos que deseas incluir en el organigrama. Esto podría incluir nombres, cargos, departamentos, etc.
  2. Ve a la pestaña "Insertar" en la barra de herramientas de Excel y selecciona la opción "Gráfico jerárquico".
  3. Elige el tipo de gráfico jerárquico que desees utilizar para tu organigrama. Puedes elegir entre una variedad de estilos y diseños.
  4. Personaliza el diseño de tu organigrama según tus preferencias. Puedes cambiar los colores, tamaños y estilos de las cajas y las líneas.

Recuerda que también puedes agregar más detalles a tu organigrama, como fotografías de los empleados o enlaces a perfiles individuales.

¡Y eso es todo! Ahora tienes un organigrama en Excel con base de datos listo para usar. Puedes actualizar los datos en cualquier momento y el organigrama se actualizará automáticamente. ¡Disfruta de tu nueva herramienta de visualización de la estructura de tu organización!

Abre el archivo de Excel y familiarízate con las diferentes pestañas y opciones

Para comenzar a crear un organigrama en Excel con base de datos, lo primero que debes hacer es abrir el archivo de Excel en el que deseas trabajar. Una vez abierto, tómate un momento para familiarizarte con las diferentes pestañas y opciones que se encuentran disponibles en la interfaz de Excel.

En la parte superior de la ventana de Excel, encontrarás una serie de pestañas, como "Inicio", "Insertar", "Diseño de página", "Fórmulas", "Datos" y "Revisar". Estas pestañas contienen diversas herramientas y funciones que te ayudarán a crear y personalizar tu organigrama.

Además de las pestañas, también encontrarás una barra de herramientas rápida en la parte superior izquierda de la ventana de Excel. Esta barra de herramientas contiene accesos directos a funciones comunes, como guardar, deshacer y rehacer cambios, y opciones de formato básicas.

Tomarse el tiempo para familiarizarse con estas opciones y pestañas te ayudará a navegar de manera más eficiente por Excel y aprovechar al máximo las herramientas disponibles para la creación de tu organigrama.

Ingresa los datos de tu organización en la hoja de cálculo, como nombres, cargos y relaciones jerárquicas

Para crear un organigrama en Excel con base de datos, es necesario que ingreses los datos de tu organización en una hoja de cálculo. Estos datos incluyen los nombres de los empleados, sus cargos y las relaciones jerárquicas entre ellos.

Para comenzar, crea una nueva hoja de cálculo en Excel y nómbrala "Organigrama". Asegúrate de que esta hoja sea la hoja activa en tu libro de trabajo.

Luego, crea las siguientes columnas en tu hoja de cálculo:

  • Nombre: esta columna contendrá los nombres de los empleados.
  • Cargo: aquí deberás ingresar los cargos de cada empleado.
  • Jefe: esta columna indicará quién es el jefe de cada empleado. Si un empleado no tiene jefe, deja este campo en blanco.

A medida que vayas ingresando los datos en estas columnas, asegúrate de mantener la coherencia en la forma en que se ingresan los nombres y los cargos. Esto facilitará la creación del organigrama posteriormente.

Una vez que hayas ingresado todos los datos en tu hoja de cálculo, estarás listo para crear el organigrama utilizando las funciones de Excel.

Utiliza las herramientas de formato de Excel para diseñar y personalizar el aspecto de tu organigrama

Una vez que hayas creado la estructura básica de tu organigrama en Excel utilizando datos de una base de datos, puedes utilizar las herramientas de formato de Excel para diseñar y personalizar su aspecto. Aquí te mostramos cómo hacerlo paso a paso:

Paso 1: Cambiar el diseño del organigrama

Para cambiar el diseño del organigrama, selecciona la estructura completa o una parte específica de ella. A continuación, ve a la pestaña "Diseño" en la barra de herramientas de Excel y elige el diseño que prefieras en el grupo "Diseños".

Paso 2: Personalizar las formas y los colores

Para personalizar las formas y los colores de las cajas del organigrama, selecciona la estructura completa o una parte específica de ella. Luego, ve a la pestaña "Formato" en la barra de herramientas de Excel y utiliza las herramientas disponibles para cambiar el color de relleno, el color del borde, el estilo del borde, la fuente, el tamaño de la fuente, etc.

Paso 3: Agregar imágenes o iconos

Si quieres agregar imágenes o iconos a tu organigrama, selecciona la caja a la que deseas agregar la imagen o el icono. Luego, ve a la pestaña "Insertar" en la barra de herramientas de Excel y elige la opción "Imagen" o "Icono". Selecciona la imagen o el icono que deseas agregar y ajústalo según tus preferencias.

Paso 4: Añadir datos adicionales

Si deseas agregar datos adicionales a tu organigrama, como nombres de empleados, títulos, fechas de contratación, etc., puedes hacerlo seleccionando la caja a la que deseas agregar los datos adicionales. Luego, ve a la pestaña "Insertar" en la barra de herramientas de Excel y elige la opción "Texto" o "Cuadro de texto". Escribe los datos adicionales y ajústalos según tus preferencias.

Paso 5: Aplicar estilos predefinidos

Si quieres aplicar estilos predefinidos a tu organigrama, selecciona la estructura completa o una parte específica de ella. Luego, ve a la pestaña "Diseño" en la barra de herramientas de Excel y elige el estilo predefinido que prefieras en el grupo "Estilos".

Recuerda que puedes experimentar con diferentes diseños, personalizaciones, imágenes, iconos, datos adicionales y estilos predefinidos hasta que obtengas el aspecto deseado para tu organigrama en Excel.

Crea vínculos entre los diferentes elementos del organigrama para facilitar la navegación

Una vez que hayas creado y estructurado tu organigrama en Excel, es posible que desees facilitar la navegación entre los diferentes elementos del mismo. Una forma de lograr esto es mediante la creación de vínculos o enlaces hipertexto.

Los vínculos permiten a los usuarios hacer clic en un elemento del organigrama y ser redirigidos automáticamente a otro elemento relacionado. Esto resulta especialmente útil cuando el organigrama es extenso y contiene numerosos niveles y ramificaciones.

Para crear un vínculo entre dos elementos del organigrama, sigue estos pasos:

  1. Selecciona el elemento del organigrama desde el cual deseas crear el vínculo.
  2. Ve a la pestaña "Insertar" en la barra de herramientas de Excel.
  3. Haz clic en el botón "Hipervínculo".
  4. Se abrirá una ventana emergente que te permitirá seleccionar el tipo de vínculo que deseas crear. Puedes elegir entre enlaces a otras hojas de Excel, archivos externos, direcciones web o incluso a otras celdas dentro de la misma hoja de Excel.
  5. Selecciona la opción que mejor se adapte a tus necesidades y proporciona la información requerida. Por ejemplo, si deseas vincular un elemento del organigrama a una hoja de Excel diferente, deberás seleccionar la opción "Lugar en este documento" y luego buscar la hoja de destino.
  6. Una vez que hayas configurado todos los detalles del vínculo, haz clic en "Aceptar" para crearlo.

Después de crear el vínculo, notarás que el elemento del organigrama seleccionado ahora tiene un formato diferente, como un subrayado o un color diferente. Esto indica que el elemento tiene un vínculo asociado.

Para probar el vínculo, simplemente haz clic en el elemento y serás redirigido a la ubicación especificada en el vínculo. Si has creado un vínculo a otra hoja de Excel, se abrirá automáticamente la hoja de destino.

Recuerda que puedes crear tantos vínculos como desees en tu organigrama de Excel. Esto te permitirá navegar fácilmente entre diferentes elementos y facilitará la comprensión y exploración del mismo.

Conclusión: La creación de vínculos entre los elementos del organigrama en Excel es una excelente manera de mejorar la navegación y facilitar la comprensión de la estructura organizativa. Sigue los pasos mencionados anteriormente para crear vínculos y aprovecha al máximo tu organigrama.

Guarda tu organigrama y compártelo con tu equipo u otros interesados

Una vez que hayas finalizado de crear tu organigrama en Excel, es importante guardar tu trabajo para poder acceder a él en el futuro o compartirlo con otras personas. A continuación, te explicaré cómo guardar tu organigrama y cómo compartirlo con tu equipo u otros interesados.

Guardar tu organigrama en Excel

Para guardar tu organigrama en Excel, sigue estos pasos:

  1. Ve a la pestaña "Archivo" en la parte superior izquierda de la pantalla.
  2. Haz clic en "Guardar como".
  3. Selecciona la ubicación donde deseas guardar tu archivo. Puedes elegir guardar en tu unidad de almacenamiento local, en una carpeta específica o en la nube (por ejemplo, Google Drive o Dropbox).
  4. Asigna un nombre a tu archivo y selecciona el formato de archivo que deseas utilizar (por ejemplo, formato .xlsx para Excel).
  5. Haz clic en el botón "Guardar".

¡Listo! Tu organigrama se ha guardado exitosamente en Excel y ahora puedes acceder a él en cualquier momento.

Compartir tu organigrama con tu equipo u otros interesados

Ahora que has guardado tu organigrama, puedes compartirlo con tu equipo u otras personas interesadas. Aquí te explico cómo hacerlo:

  • Abre tu organigrama en Excel.
  • Ve a la pestaña "Archivo".
  • Haz clic en "Compartir".
  • Elige cómo deseas compartir tu organigrama. Puedes enviarlo por correo electrónico, compartirlo a través de una plataforma de colaboración en línea o generar un enlace para compartir.
  • Completa los detalles necesarios según el método de compartición elegido.
  • Envía el organigrama o comparte el enlace con las personas interesadas.

Recuerda asegurarte de que las personas con las que compartas el organigrama tengan acceso a Excel o a un programa compatible para poder abrir y visualizar el archivo correctamente.

Con estos sencillos pasos, podrás guardar y compartir tu organigrama en Excel de manera efectiva y colaborativa. ¡No dudes en utilizar esta herramienta para mejorar la comunicación y la organización en tu equipo de trabajo!

Actualiza y modifica tu organigrama según sea necesario

Una vez que hayas creado tu organigrama en Excel utilizando una base de datos, es posible que necesites realizar modificaciones o actualizaciones en el futuro. Afortunadamente, Excel ofrece varias herramientas que te permitirán hacer esto de manera sencilla.

Modificar la estructura del organigrama

Si necesitas realizar cambios en la estructura de tu organigrama, como agregar o eliminar niveles o modificar la jerarquía de los empleados, puedes hacerlo utilizando las funciones de Excel.

Para agregar un nuevo nivel a tu organigrama, simplemente inserta una nueva fila en la base de datos y completa la información correspondiente. Luego, actualiza el rango de datos en el organigrama para incluir la nueva fila.

Si deseas eliminar un nivel, simplemente borra la fila correspondiente en la base de datos y actualiza el rango de datos en el organigrama. Ten en cuenta que al eliminar una fila, también se eliminarán automáticamente todos los empleados que estén por debajo de ella en la jerarquía.

Si necesitas reorganizar la jerarquía de los empleados, simplemente cambia los datos en la columna "Superior" de la base de datos. Asegúrate de actualizar el rango de datos en el organigrama para reflejar estos cambios.

Actualizar la información de los empleados

Es posible que debas actualizar la información de los empleados en tu organigrama, como sus nombres, cargos o información de contacto. Para hacer esto, simplemente modifica los datos correspondientes en la base de datos y actualiza el rango de datos en el organigrama.

Si necesitas agregar nuevos empleados, simplemente agrega una nueva fila en la base de datos y completa la información correspondiente. Luego, actualiza el rango de datos en el organigrama para incluir la nueva fila.

Recuerda que al actualizar la información de los empleados en la base de datos, se actualizará automáticamente en el organigrama, lo que te ahorrará tiempo y esfuerzo.

Crear un organigrama en Excel utilizando una base de datos es una forma eficiente y práctica de mantener actualizada la estructura de una organización. Con las herramientas adecuadas, es posible modificar y actualizar el organigrama de manera rápida y sencilla.

Recuerda utilizar las funciones de Excel para agregar o eliminar niveles, reorganizar la jerarquía de los empleados y actualizar la información de los mismos. Esto te permitirá tener un organigrama siempre actualizado y listo para ser utilizado.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo crear un organigrama en Excel utilizando una base de datos?

Sí, puedes utilizar una base de datos en Excel para crear un organigrama. Solo necesitas tener los datos organizados en columnas con la información de cada empleado.

2. ¿Qué funciones de Excel puedo utilizar para crear un organigrama?

Puedes utilizar funciones como CONCATENAR, BUSCARV y SI para organizar y mostrar la información de cada empleado en el organigrama.

3. ¿Cómo puedo diseñar el organigrama en Excel?

Puedes utilizar formas y líneas en Excel para diseñar el organigrama. También puedes utilizar herramientas de diseño como SmartArt para crear organigramas más complejos.

4. ¿Cómo puedo actualizar el organigrama en Excel si hay cambios en la base de datos?

Si hay cambios en la base de datos, puedes utilizar la función BUSCARV para actualizar automáticamente la información en el organigrama. Solo necesitas asegurarte de que los nombres de los empleados sean únicos y estén en la misma columna en ambas hojas de Excel.

Entradas Relacionadas

Subir

Este sitio web utiliza cookies propias y de terceros para garantizarle la mejor experiencia en nuestro sitio web. Política de Cookies