Orden de compra en Excel para descargar: cómo hacerlo paso a paso

Cuando se trata de llevar el control de las compras en una empresa, contar con una orden de compra es fundamental. Esta herramienta permite tener un registro detallado de los productos o servicios adquiridos, los proveedores y los precios, facilitando así la gestión y el seguimiento de las compras realizadas.

Te mostraremos cómo crear una orden de compra en Excel de forma sencilla y paso a paso. Descargar una plantilla de orden de compra en Excel puede ser de gran ayuda para agilizar este proceso y ahorrar tiempo en la gestión de compras. Además, te daremos algunos consejos y recomendaciones a tener en cuenta para optimizar el uso de esta herramienta y asegurarte de que estás llevando un control eficiente de tus compras.

Índice
  1. Buscar una plantilla de orden de compra en Excel en línea o crear una desde cero
    1. Buscar en línea una plantilla de orden de compra en Excel
    2. Crear una plantilla de orden de compra en Excel desde cero
  2. Abrir el programa de Excel en tu computadora
  3. Descargar la plantilla seleccionada o crear una nueva hoja de cálculo en blanco
    1. Descargar la plantilla seleccionada
    2. Crear una nueva hoja de cálculo en blanco
  4. Agregar los encabezados de columna necesarios, como "Número de orden", "Fecha", "Proveedor", etc
  5. Rellenar la información de la orden de compra en las celdas correspondientes
    1. 1. Datos del proveedor
    2. 2. Datos de la orden de compra
    3. 3. Detalles de los productos o servicios
  6. Asegurarse de incluir los detalles necesarios, como la cantidad, descripción, precio unitario, etc
    1. 1. Cantidad
    2. 2. Descripción del producto
    3. 3. Precio unitario
    4. 4. Subtotal
    5. 5. Total
  7. Calcular automáticamente el total de cada línea y el total general utilizando fórmulas de Excel
  8. Formatear la hoja de cálculo para que se vea organizada y profesional
    1. Paso 1: Ajustar el ancho de las columnas
    2. Paso 2: Aplicar formato a las celdas
    3. Paso 3: Añadir encabezados y títulos
    4. Paso 4: Utilizar listas numeradas o con viñetas
    5. Paso 5: Revisar y corregir errores
  9. Guardar la orden de compra en Excel en tu computadora
    1. Paso 1: Haz clic en "Archivo"
    2. Paso 2: Selecciona "Guardar como"
    3. Paso 3: Elige la ubicación donde guardarás el archivo
    4. Paso 4: Asigna un nombre al archivo
    5. Paso 5: Selecciona el formato de archivo
    6. Paso 6: Haz clic en "Guardar"
  10. Imprimir o enviar la orden de compra a través de correo electrónico a los proveedores según sea necesario
  11. Preguntas frecuentes

Buscar una plantilla de orden de compra en Excel en línea o crear una desde cero

Si estás buscando una plantilla de orden de compra en Excel para descargar, tienes dos opciones: buscar en línea o crear una desde cero.

Buscar en línea una plantilla de orden de compra en Excel

Existen numerosas páginas web que ofrecen plantillas de orden de compra en Excel listas para descargar de forma gratuita o por un precio. Puedes utilizar un motor de búsqueda como Google para encontrar estas plantillas. Algunos sitios web populares incluyen Microsoft Office Templates, Vertex42 y Spreadsheet123.

Una vez que encuentres una plantilla que se ajuste a tus necesidades, simplemente descárgala en tu computadora. Asegúrate de que la plantilla sea compatible con tu versión de Excel.

Crear una plantilla de orden de compra en Excel desde cero

Si prefieres crear tu propia plantilla de orden de compra en Excel, puedes hacerlo siguiendo estos pasos:

  1. Abre Excel en tu computadora y crea un nuevo libro de trabajo.
  2. En la primera fila de la hoja de cálculo, crea encabezados para cada columna que quieras incluir en tu orden de compra. Algunos ejemplos de encabezados comunes son: número de orden, fecha, proveedor, descripción del producto, cantidad, precio unitario, total, etc.
  3. A continuación, en las filas siguientes, puedes ingresar la información correspondiente a cada columna para cada producto o servicio que desees incluir en tu orden de compra.
  4. Si lo deseas, puedes aplicar formatos adicionales a tu plantilla, como agregar fórmulas para calcular automáticamente los totales o aplicar estilos y colores para hacerla más atractiva visualmente.
  5. Una vez que hayas completado tu plantilla de orden de compra, guarda el archivo en tu computadora para poder utilizarlo en el futuro.

Recuerda que tanto si descargas una plantilla en línea como si creas una desde cero, puedes personalizarla según tus necesidades y requisitos específicos. También es recomendable guardar una copia de tu plantilla original para poder utilizarla como base en futuras órdenes de compra.

¡Ya estás listo para empezar a utilizar tu plantilla de orden de compra en Excel y mejorar la organización y eficiencia de tus compras!

Abrir el programa de Excel en tu computadora

Para comenzar a crear tu orden de compra en Excel, lo primero que debes hacer es abrir el programa en tu computadora. Si no lo tienes instalado, puedes descargarlo desde la página oficial de Microsoft.

Descargar la plantilla seleccionada o crear una nueva hoja de cálculo en blanco

Para comenzar a utilizar una orden de compra en Excel, tienes dos opciones: puedes descargar una plantilla ya creada o crear una nueva hoja de cálculo en blanco desde cero.

Descargar la plantilla seleccionada

Si decides descargar una plantilla ya creada, existen numerosos sitios web que ofrecen plantillas gratuitas de órdenes de compra en Excel. Puedes realizar una búsqueda en línea para encontrar una que se ajuste a tus necesidades.

Una vez que hayas encontrado una plantilla que te guste, simplemente descárgala en tu computadora y ábrela en Excel. Asegúrate de guardar una copia de la plantilla descargada para que puedas utilizarla nuevamente en el futuro.

Crear una nueva hoja de cálculo en blanco

Si prefieres crear tu propia orden de compra desde cero, puedes hacerlo abriendo una nueva hoja de cálculo en blanco en Excel. Para hacer esto, sigue estos pasos:

  1. Abre Excel en tu computadora.
  2. Haz clic en "Archivo" en la barra de menú superior.
  3. Selecciona "Nuevo" y luego elige "Libro en blanco".
  4. Se abrirá una nueva hoja de cálculo en blanco, lista para que comiences a diseñar tu orden de compra.

Una vez que hayas descargado una plantilla o creado una nueva hoja de cálculo en blanco, estarás listo para empezar a diseñar tu orden de compra en Excel.

Agregar los encabezados de columna necesarios, como "Número de orden", "Fecha", "Proveedor", etc

Para crear una orden de compra en Excel, lo primero que debemos hacer es agregar los encabezados de columna necesarios. Estos encabezados nos ayudarán a organizar la información de manera clara y ordenada.

Por ejemplo, podemos comenzar agregando el encabezado "Número de orden". Este campo nos permitirá identificar cada orden de compra de forma única. Para ello, simplemente escribimos "Número de orden" en la celda A1.

A continuación, podemos agregar el encabezado "Fecha". Este campo nos permitirá registrar la fecha en la que se realiza la orden de compra. Para agregarlo, escribimos "Fecha" en la celda B1.

Otro encabezado importante es el de "Proveedor". Este campo nos permitirá identificar al proveedor con el que estamos realizando la orden de compra. Para agregarlo, escribimos "Proveedor" en la celda C1.

Además, podemos agregar encabezados adicionales según nuestras necesidades. Algunos ejemplos podrían ser: "Descripción del producto", "Cantidad", "Precio unitario", etc.

Es importante tener en cuenta que los encabezados deben ser descriptivos y claros, para facilitar la comprensión de la orden de compra.

A medida que agregamos los encabezados, podemos ir ajustando el ancho de las columnas para que se ajusten correctamente al contenido. Esto se puede hacer seleccionando la columna y luego haciendo clic derecho y seleccionando "Ancho de columna" en el menú desplegable.

Una vez que hemos agregado todos los encabezados necesarios, nuestra hoja de Excel estará lista para comenzar a ingresar los datos de la orden de compra.

Rellenar la información de la orden de compra en las celdas correspondientes

Una vez que hayas descargado la plantilla de orden de compra en Excel, el siguiente paso es rellenar la información requerida en las celdas correspondientes. Para facilitar el proceso, es recomendable seguir los siguientes pasos:

1. Datos del proveedor

En las celdas designadas para los datos del proveedor, deberás ingresar la siguiente información:

  • Nombre del proveedor: Escribe el nombre completo del proveedor en esta celda.
  • Dirección del proveedor: Ingresa la dirección completa del proveedor en esta celda.
  • Teléfono del proveedor: Indica el número de teléfono del proveedor en esta celda.

2. Datos de la orden de compra

A continuación, deberás completar los datos específicos de la orden de compra en las celdas correspondientes:

  • Número de orden de compra: Ingresa el número de la orden de compra en esta celda.
  • Fecha de emisión: Indica la fecha en la que se emite la orden de compra en esta celda.
  • Fecha de entrega: Escribe la fecha estimada de entrega en esta celda.

3. Detalles de los productos o servicios

Para cada producto o servicio que desees incluir en la orden de compra, deberás seguir los siguientes pasos:

  1. Descripción: En la columna de descripción, proporciona una breve descripción del producto o servicio.
  2. Cantidad: Indica la cantidad de unidades que deseas adquirir en esta columna.
  3. Precio unitario: Escribe el precio unitario del producto o servicio en esta columna.
  4. Importe: Se calculará automáticamente multiplicando la cantidad por el precio unitario.

Repite estos pasos para cada producto o servicio que desees incluir en la orden de compra.

Una vez que hayas completado todos los datos requeridos, tu orden de compra en Excel estará lista para ser guardada y enviada al proveedor. Recuerda revisar cuidadosamente la información ingresada para evitar errores y asegurarte de que todos los detalles estén correctos.

Asegurarse de incluir los detalles necesarios, como la cantidad, descripción, precio unitario, etc

Al crear una orden de compra en Excel, es fundamental asegurarse de incluir todos los detalles necesarios para evitar confusiones o errores en el proceso de compra. A continuación, se muestran los elementos esenciales que deben estar presentes en cada línea de la orden de compra:

1. Cantidad

La cantidad representa la cantidad de unidades de un determinado producto que se desea adquirir. Es importante especificar la cantidad de manera clara y precisa para evitar errores en la entrega.

2. Descripción del producto

La descripción del producto debe ser lo suficientemente detallada para identificar el artículo de manera única. Se recomienda incluir características específicas, como el modelo, color o tamaño, si corresponde.

3. Precio unitario

El precio unitario indica el costo de una sola unidad del producto. Es importante verificar que el precio reflejado sea el correcto y esté actualizado.

4. Subtotal

El subtotal es el resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario. Esta columna es esencial para calcular el total de la orden de compra.

5. Total

El total de la orden de compra es la suma de todos los subtotales. Es importante asegurarse de que el cálculo sea correcto para evitar cualquier discrepancia en el pago.

Además de estos elementos básicos, también se pueden incluir otros detalles relevantes, como instrucciones de entrega, términos y condiciones, información de contacto, entre otros.

Recuerda que una orden de compra bien elaborada facilita el proceso de compra y garantiza una transacción exitosa.

Calcular automáticamente el total de cada línea y el total general utilizando fórmulas de Excel

Una de las ventajas de utilizar Excel para crear una orden de compra es la posibilidad de calcular automáticamente el total de cada línea y el total general. Esto puede ahorrar mucho tiempo y minimizar los errores a la hora de realizar cálculos manualmente.

Para calcular el total de cada línea, podemos utilizar la función SUMPRODUCT. Esta función nos permite multiplicar la cantidad por el precio unitario y sumar los resultados. Por ejemplo:

  1. Selecciona la celda donde quieres calcular el total de la primera línea.
  2. Escribe la siguiente fórmula: =SUMPRODUCT(cantidad, precio_unitario)
  3. Pulsa Enter para obtener el resultado.

Repite estos pasos para calcular el total de cada línea de la orden de compra.

Para calcular el total general de la orden de compra, podemos utilizar la función SUM. Esta función nos permite sumar los valores de un rango de celdas. Por ejemplo:

  1. Selecciona la celda donde quieres calcular el total general.
  2. Escribe la siguiente fórmula: =SUM(rango_de_celdas)
  3. Pulsa Enter para obtener el resultado.

Repite estos pasos para calcular el total general de la orden de compra.

Recuerda que puedes personalizar las fórmulas según la estructura de tu orden de compra. Puedes utilizar referencias absolutas o relativas para adaptar las fórmulas a tu caso específico.

Utilizando estas fórmulas, podrás automatizar los cálculos en tu orden de compra en Excel y ahorrar tiempo y esfuerzo en el proceso.

Formatear la hoja de cálculo para que se vea organizada y profesional

Una de las primeras cosas que debemos hacer al crear una orden de compra en Excel es formatear la hoja de cálculo para que se vea organizada y profesional. Esto ayudará a que sea más fácil de leer y entender para los usuarios.

Paso 1: Ajustar el ancho de las columnas

El primer paso es ajustar el ancho de las columnas para que los datos se puedan ver correctamente. Para hacer esto, selecciona todas las columnas de la hoja de cálculo y haz clic derecho. Luego, elige la opción "Ancho de columna" y establece un ancho adecuado para que los datos no se corten.

Paso 2: Aplicar formato a las celdas

El siguiente paso es aplicar formato a las celdas. Esto incluye cambiar el tipo de letra, el tamaño y el color para que se vea más profesional. También puedes agregar bordes y fondos de celda para resaltar ciertas áreas de la hoja de cálculo.

Paso 3: Añadir encabezados y títulos

Es importante agregar encabezados y títulos a la hoja de cálculo para que los usuarios sepan qué tipo de información deben ingresar en cada columna. Puedes utilizar la etiqueta <strong> para resaltar los encabezados y hacerlos más visibles.

Paso 4: Utilizar listas numeradas o con viñetas

Para organizar la información de manera clara y concisa, puedes utilizar listas numeradas o con viñetas. Esto ayudará a los usuarios a comprender rápidamente los diferentes pasos o elementos que deben incluir en la orden de compra.

Paso 5: Revisar y corregir errores

Finalmente, es fundamental revisar y corregir cualquier error de formato o contenido en la hoja de cálculo. Asegúrate de que todos los elementos estén correctamente alineados y que no haya información faltante o incorrecta.

Formatear la hoja de cálculo es una parte importante al crear una orden de compra en Excel. Esto ayudará a que la información sea más clara y fácil de entender para los usuarios. Sigue estos pasos y lograrás una hoja de cálculo organizada y profesional.

Guardar la orden de compra en Excel en tu computadora

Una vez que hayas completado la orden de compra en Excel, es importante guardarla en tu computadora para que puedas acceder a ella fácilmente en el futuro. A continuación, te explicaré cómo hacerlo paso a paso:

Paso 1: Haz clic en "Archivo"

En la parte superior izquierda de la pantalla, verás la pestaña "Archivo". Haz clic en ella para desplegar el menú.

Paso 2: Selecciona "Guardar como"

En el menú desplegable, busca la opción "Guardar como" y haz clic en ella. Se abrirá una nueva ventana.

Paso 3: Elige la ubicación donde guardarás el archivo

En la ventana "Guardar como", podrás elegir la ubicación en tu computadora donde deseas guardar la orden de compra en Excel. Puedes seleccionar una carpeta existente o crear una nueva carpeta para guardar el archivo.

Paso 4: Asigna un nombre al archivo

En el campo "Nombre de archivo", ingresa el nombre que deseas asignarle a la orden de compra en Excel. Asegúrate de elegir un nombre descriptivo que te permita identificar fácilmente el archivo en el futuro.

Paso 5: Selecciona el formato de archivo

En la parte inferior de la ventana "Guardar como", encontrarás una lista desplegable que te permite seleccionar el formato de archivo. Asegúrate de seleccionar "Archivo de Excel (.xlsx)" para asegurarte de que el archivo se guarde correctamente y puedas abrirlo en Excel en el futuro.

Paso 6: Haz clic en "Guardar"

Una vez que hayas elegido la ubicación, asignado un nombre al archivo y seleccionado el formato de archivo, haz clic en el botón "Guardar" para guardar la orden de compra en Excel en tu computadora.

¡Y eso es todo! Ahora has guardado la orden de compra en Excel en tu computadora y podrás acceder a ella fácilmente cuando lo necesites.

Imprimir o enviar la orden de compra a través de correo electrónico a los proveedores según sea necesario

Para enviar la orden de compra a los proveedores, existen dos opciones: imprimir la orden de compra y enviarla por correo postal o enviarla a través de correo electrónico. La elección dependerá de las preferencias y necesidades de cada empresa.

Si se desea enviar la orden de compra por correo electrónico, el primer paso es convertir el archivo de Excel en un formato compatible con el correo electrónico. Para ello, se recomienda guardar el archivo como un archivo PDF.

Para guardar la orden de compra como un archivo PDF, se debe seguir los siguientes pasos:

  1. Ir al menú "Archivo" en Excel.
  2. Seleccionar la opción "Guardar como".
  3. Elegir la ubicación donde se desea guardar el archivo PDF.
  4. Seleccionar el formato de archivo "PDF (*.pdf)" en el menú desplegable "Guardar como tipo".
  5. Hacer clic en el botón "Guardar".

Una vez guardada la orden de compra como un archivo PDF, se puede adjuntar al correo electrónico y enviarlo a los proveedores correspondientes.

Es importante mencionar que, antes de enviar la orden de compra por correo electrónico, se recomienda revisar cuidadosamente el documento para asegurarse de que toda la información sea correcta y esté completa. Además, se puede utilizar la función de "vista previa" del programa de correo electrónico para verificar cómo se verá la orden de compra antes de enviarla.

Si se prefiere imprimir la orden de compra y enviarla por correo postal, se debe seguir los siguientes pasos:

  1. Ir al menú "Archivo" en Excel.
  2. Seleccionar la opción "Imprimir".
  3. Elegir la impresora adecuada y configurar las opciones de impresión según sea necesario.
  4. Hacer clic en el botón "Imprimir".

Una vez impresa la orden de compra, se puede enviar por correo postal a los proveedores correspondientes.

Tanto imprimir como enviar la orden de compra por correo electrónico son opciones válidas y eficientes. La elección dependerá de las preferencias y necesidades de cada empresa. Sea cual sea el método seleccionado, es importante asegurarse de que la orden de compra esté completa y sea correcta antes de enviarla a los proveedores.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un orden de compra?

Un orden de compra es un documento utilizado para solicitar la compra de bienes o servicios a un proveedor.

¿Por qué es importante utilizar una plantilla de orden de compra en Excel?

Utilizar una plantilla de orden de compra en Excel facilita el proceso de registro y seguimiento de las compras realizadas, así como la organización de la información.

¿Dónde puedo encontrar una plantilla de orden de compra en Excel para descargar?

Existen diversas páginas web donde puedes encontrar plantillas de orden de compra en Excel para descargar de forma gratuita, como Microsoft Office o plantillas.com.

¿Cómo puedo completar una plantilla de orden de compra en Excel?

Para completar una plantilla de orden de compra en Excel, simplemente debes ingresar la información requerida en los campos correspondientes, como el número de orden, el proveedor, los productos o servicios solicitados, entre otros.

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